Das Echo der leeren Büroflure: Zurück ins Office?

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👻👻 Booohooo, das Echo der leeren Büroflure 👻👻

An einem trüben Freitag war das hohe, gläserne Bürogebäude besonders gespenstisch ruhig, da wirklich jede:r von zu Hause aus arbeitete. Nur Martin nicht, der in der Einsamkeit und Ruhe Trost fand. Da hörte er ein kratzendes Flüstern, dass sich die Nackenhaare aufstellten: "…Warum bist du hier?" 👻

Es war einmal ein belebter Campus…

Sind wir bei unseren Kund:innen auf dem Campus unterwegs, sehen wir zumindest montags und freitags immer wieder liebevoll gestaltete Office Spaces, die gruselig leer stehen. Lässige ökozertifizierte Holzschaukeln, auf denen so dermaßen new workig geworked werden könnte, die aber nur still und stumm vor sich hinhängen. Öko-Bio-Fairtrade Kaffeebohnen, die ungemahlen bleiben. Bewegliche, modulare Möbel, die nie umgebaut, geschweige denn verschoben wurden.

Einer der trendigen New Work Begriffe in dem Zusammenspiel: „Office Peacocking“, zuerst gehört in einer lesenswerten Studie von OwlLabs. Das Phänomen beschreibt die auffällige Ausstattung von Büros mit Cozy Couches, Zoom Zooms und Monstera Deliciosa für den absoluten Wohlfühlfaktor, um Mitarbeitende anzulocken, wieder aus ihrem Home-Office ins Office zu kommen.

Viele dieser Ausstattungen sind individuelle Wünsche oder Ideen, die in konkrete Investments geflossen sind und nun als Schatten ihrer selbst in vereinsamten Gängen die geplagten Real Estate- und Employer Branding Manager heimsuchen. 🕸 👻 🕯 Kein Wunder, dass jetzt sogar die Mitarbeiter:innen bei Zoom zum Teil zurück ins Büro geordert werden.

Dazu passt, dass immer noch 63% der Arbeitnehmer:innen in Deutschland glauben, ihre Führungskräfte nehmen die Kolleg:innen im Büro als fleißiger und vertrauenswürdiger wahr als solche, die remote arbeiten. #proximitybias

Wie viel Büro muss sein?

Hybrid Work ist ein Balanceakt unterschiedlichster Bedürfnisse und Anforderungen. Während für manche im Unternehmen das Eckbüro weiterhin als ultimatives Statussymbol gilt, wählen andere Arbeitgeber:innen abhängig von ihrem Freiheitsgefühl der Remote-Work-Regelung. Was wir dabei als Externe häufig beobachten?

Insbesondere in Teams mit gering ausgeprägter Reflexions- und stark ausgeprägter Bedürfniskultur, sind Diskussionen zu Home-Office häufig festgefahren und werden stark aus Individualsicht geführt, auf der Suche nach meist egoistischen Vorteilen. Gefährlich dabei: Wer versucht, es allen recht zu machen, wird dies dennoch nie schaffen.

„Aber mein Kater ist nicht gern allein…“ 🐱🚪

Aus unserer Sicht müssen die Anforderungen weder aus den Eigenarten der Mitbewohner:innen, noch aus dem Pflegeaufwand der Tomatenpflanzen heraus formuliert werden, sondern aus der Aufgabe und Zielsetzung heraus. Diese können sich durch Einflussfaktoren verändern, und Flexibilität erfordern, und dennoch kann man daraus „Requirements“ ableiten, die es dann an unterschiedliche Ebenen zu richten gilt:

• an das Individuum

• an das Team

• an die Organisation und

• an den Office Space

Ja, wie wäre es denn, wenn wir bei uns selbst anfangen?

Uns macht es viel Spaß, unsere Kund:innen bei der Transformation ihrer Arbeitsweisen zu begleiten und zu unterstützen. Dabei beobachten wir auch, dass es häufig einen Mismatch gibt: Anforderungen aus der Individualperspektive werden an Campus oder Office Gestaltung gerichtet.

Was daraus entsteht, sind schicke, hochmoderne und mit digitalen Whiteboards, Stehschreibtischen und Cordsofas ausgestattete Geisterhäuser – denn wer soll an die beschreibbaren Wände scribbeln, sich über eine Kaffeetasse gelehnt tief in die Augen schauen und auf neuartige, kreative und innovative Gedanken kommen, wenn nicht diejenigen, die diese Organisation ausmachen?

Wenn dann Anwesenheitsregeln festgezurrt werden, damit sich das auch alles bloß gelohnt hat, finden die Mitarbeiter:innen Workarounds. Coffee Badging ist ein solches Beispiel: Nur für ein paar Stunden ins Büro gehen, um Gesicht zu zeigen, einmal „einzuchecken“, vielleicht noch einen Kaffee mit Kolleg:innen trinken und dann direkt wieder nach Hause gehen – um dann tatsächlich was zu schaffen.

Die Office Gestaltung und Ausstattung kann die Arbeitsweisen unterstützen oder hindern, doch der Shift zu einer neuen Form des Arbeitens passiert nicht, indem wir einfach die Türen der Einzelbüros rausreißen und „Open Space“ brüllen. Die Übersetzung einer harmonisierten Sicht der Anforderungen an den Office Space ist eine anspruchsvolle Aufgabe: Es geht darum, einen Ort zu schaffen, der Zusammenarbeit, Innovation und Kreativität fördert – für verschiedene Generationen und Arbeitsweisen. Und das erfordert ein tiefes Verständnis von Design, Funktionalität und Organisationskultur.

📦 🧠 MOVING IS MORE ABOUT PEOPLE THAN OFFICES.

Es sind die Menschen, die aus einem Space eine Gemeinschaft zum Leben erwecken. Daher ist es bei jedem Umzug oder jeder Renovierung mindestens genauso wichtig, die Führungskräfte und Mitarbeiter:innen in dieser Veränderung zu berücksichtigen.

Unser Birchie Timm Hauschild hat dazu einen Lese-Tipp für Euch: Er liebt Vitras bunt gestalteten e-paper zu „The Future of Shared Spaces“, wie Issue 05 zu „Distributed Work“ oder Issue 08 zu „Dynamic Spaces“.

Was er daraus gelernt hat? Das D5-Modell.

Das D5-Modell beschreibt fünf Stufen des verteilten Arbeitens – „distributed” weil man ohne zentrales Office ja nie wirklich „weg“, also „remote“ sein kann, sondern höchstens auf unterschiedliche Orte verteilt. 🏢 D1 – Physische Anwesenheit: Hier arbeiten alle im selben Büro, zur selben Zeit. Etwa wenn Produktion oder eben physische Anwesenheit ein Teil der Dienstleistung ist. Oder einfach, weil es so gewünscht wird. 🧑‍💻 D2 – Reaktionsfähigkeit: D2-Unternehmen haben die Technologie und Kultur, damit Mitarbeitende von zu Hause arbeiten können, nutzen das aber nur sporadisch. Ganz viele Unternehmen gehen gerade wieder auf diesen Pfad zurück und es entwickelt sich eine Art „Homeoffice auf Erlaubnis“-Kultur. 🤳 D3 – Replikation: Hier versuchen Unternehmen das Büro-Erlebnis online zu replizieren. Zum Beispiel dadurch, dass alle Mitarbeitenden während der Bürozeiten online sind oder durch die Nutzung von Videoanrufen für Meetings. Nur wenige Unternehmen aber bekommen die überbordenden synchronen Videokonferenzen in den Griff und wundern sich über gestresste Mitarbeitende. Hier braucht es bessere Guidance. 🙋 D4 – Echte asynchrone Arbeit: Das Unternehmen hat vollständig die Vorteile der Remote-Arbeit erkannt und läuft über asynchrone Kommunikation, wodurch Mitarbeitende ihre Arbeit zu ihren eigenen Zeiten erledigen können. Slack, Teams, Notion, Drive, Asana und Co. sind einige der Tools, die in solchen Unternehmen eingesetzt werden. 🧘 D5 – Nirvana: Das ist die ultimative Stufe, die sich z.B. das Team von Automattic zuschreibt. Es geht nicht nur darum, remote zu arbeiten, sondern das gesamte Unternehmen und seine Prozesse sind um das Konzept der verteilten Arbeit herum aufgebaut. Anders als nachträglich eine Art der Arbeit zu entwickeln, entwickelt sich diese Stufe häufig aus der Open-Source-Kultur und aus der Tatsache heraus, dass die Mitarbeiter:innen weltweit verteilt und in der Zeitzone, die für sie am besten passt, arbeiten.

Die Arbeitswelt ist in Bewegung und wir freuen uns auf den Austausch mit Euch dazu. Lust auf einen Coffee Chat – virtuell, hybrid oder on-site? Kommt jederzeit auf uns zu! 😉