Overview
- Mittelständisches Unternehmen in der Dienstleistungsbranche/Automobilbranche
- Anzahl Mitarbeitende: ca. 1.800
- Projektdauer: 1,5 Jahre, von April 2022 bis Juli 2023.
- Kernteam: 10 Personen direkt gemanagt, zusätzlich 35 weitere Experten und Schnittstellen.
- Betroffene: Mehr als 500
The challenge
Das Unternehmen stand vor der Herausforderung, den Zulassungsprozess zu optimieren und zu automatisieren. Dies beinhaltete die Entfernung des Prozesses aus dem bestehenden SAP-System und die Entwicklung einer neuen webbasierten Anwendung. Gleichzeitig mussten die operativen Teams restrukturiert werden, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden.
Our approach
Unser Team übernahm die Projektsteuerung und das Change Management, um den erfolgreichen Rollout der neuen Software sicherzustellen und die organisatorischen Veränderungen zu begleiten:
- Project Lead und Change Agent: Wir leiteten das Projekt und fungierten als Change Agents, um die Akzeptanz und Umsetzung der neuen Strukturen zu fördern.
- Projektmanagement Office (PMO): Etablierung und Steuerung des PMO zur Koordination und Überwachung aller Projektaktivitäten.
- Kommunikationskonzept: Entwicklung und Implementierung eines umfassenden Kommunikationskonzepts, um alle Stakeholder über den Fortschritt und die Vorteile der Umstellung zu informieren.
- Change Skript: Erstellung eines detaillierten Change Skripts, das die Ist-Analyse, Soll-Konzeption sowie die Methodik und das Vorgehen umfasste.
- Mapping & Matching: Durchführung von Mapping & Matching zur optimalen Anpassung der neuen Prozesse an die bestehenden Strukturen und damit einhergehend die optimale Besetzung der neuen Prozesse mit neuen Rollen und Verantwortlichkeiten.
- KPI-set: Entwicklung und Implementierung eines KPI-Sets zur Messung und Überwachung der Fortschritte und Erfolge während der Transformation.
Our added value
Die Umsetzung des Projekts führte zu signifikanten Verbesserungen und klaren Ergebnissen:
- Erfolgreicher Rollout: Sicherstellung des zielgerichteten Rollouts der neu entwickelten Software, die eine erhöhte Automatisierung und Effizienz im Zulassungsprozess ermöglicht.
- Organisatorischer Wandel: Erfolgreiche Restrukturierung der operativen Teams, die nun neue Rollen übernommen haben und durch ein Level-Konzept strukturiert sind.
- Prozessoptimierung: Weitgehende Eliminierung manueller Schritte und Einführung einer webbasierten Anwendung zur Verbesserung des Zulassungsprozesses.
